– Notion으로 스마트하게 일하는 법

반복되는 업무, 복잡한 문서 관리, 흩어진 정보들… 매일같이 효율을 떨어뜨리는 요인들이죠. 이럴 때 필요한 것이 바로 업무 자동화입니다. 그리고 그 출발점으로 많은 사람들이 선택한 도구가 바로 Notion입니다.

Notion은 단순한 문서 작성 툴이 아닙니다. 일정, 프로젝트, 업무 흐름, 협업까지 통합할 수 있는 올인원 워크스페이스입니다. 특히 여러 기능을 조합하면 반복적인 작업을 자동화하여 업무 시간을 획기적으로 줄일 수 있습니다.

🚀 왜 Notion으로 자동화를 시작해야 할까?

• 간편한 인터페이스 – 복잡한 코드 없이도 직관적으로 자동화 구성 가능
• 데이터베이스 중심 – 필터, 조건부 보기, 자동 정렬 등 강력한 정보 관리 기능
• API + 외부 툴 연동 – Zapier, Make, Slack 등과의 연동으로 자동화 확장 가능
• 비용 절감 – 대부분의 기능이 무료 또는 저렴한 비용으로 사용 가능

🧩 Notion으로 가능한 자동화 예시

1. 1. 프로젝트 상태 자동 트래킹
   프로젝트 DB에서 상태(Status)를 기준으로, 현재 일정(Deadline)이 지났을 경우 ‘지연됨’으로 표시하거나 색상 강조를 할 수 있습니다.
   → 조건부 속성 + 뷰(View) 필터로 시각화 가능
2. 2. 자동 할일 생성
   회의 기록을 남기면 하위 페이지에 자동으로 할 일 목록을 생성하거나, 반복되는 업무는 템플릿 버튼으로 자동 복사되도록 구성할 수 있습니다.
3. 3. 이메일 & 캘린더 연동
   Google Calendar, Gmail과 연결하여 미팅 예약 시 자동으로 Notion DB에 일정이 추가되도록 Zapier를 통해 설정 가능합니다.
4. 4. 고객 관리 자동화 (CRM)
   신규 고객 등록 시 자동으로 팔로업 일정, 이메일 발송 상태 등을 관리할 수 있는 맞춤형 CRM 시스템을 만들 수 있습니다.

🛠️ 실제 업무 자동화를 위한 구성 팁

• 데이터베이스 중심 구조로 시작하세요. 업무를 ‘페이지’가 아닌 ‘DB 항목’으로 구성하면 확장성과 연동성이 높아집니다.
• 템플릿 기능을 적극 활용하세요. 자주 사용하는 업무 패턴은 템플릿으로 등록해 한 번에 생성할 수 있습니다.
• 조건부 속성과 자동 계산 필드를 설정해 반복 작업을 줄이세요. (예: 마감일까지 남은 일수 계산, 우선순위 표시 등)
• Zapier, Make와 연동해 외부 툴과 연결하면 자동화 범위를 확장할 수 있습니다.

📈 Notion 자동화로 바뀐 나의 업무 방식

저는 콘텐츠 기획 업무를 하면서 Notion을 중심으로 워크플로우를 구축했습니다. 특히 회의록 기록 → 아이디어 DB 생성 → 콘텐츠 캘린더 자동 연결 → 게시 후 상태 업데이트까지 일련의 과정이 자동으로 연결되며 업무 시간이 크게 단축됐습니다.

예전에는 구글 스프레드시트, 슬랙, 이메일 등 여러 툴을 오가며 진행하던 일이, 이제는 Notion 하나로 정리되고 추적까지 가능해졌습니다. 가장 큰 변화는 ‘지속 가능한 체계’가 생겼다는 점입니다.

📌 추천하는 자동화 구조

• 콘텐츠 제작 워크플로우 – 아이디어 > 기획 > 초안 > 피드백 > 게시
• 반복 업무 캘린더 – 월간 보고, 주간 회의, 월말 정산 등 자동 생성
• 클라이언트 관리 – 상태 변경 시 자동 알림 전송
• 팀 협업 시스템 – 담당자 배정, 업무 변경사항 Slack으로 자동 알림

🔗 활용 가능한 도구들

• Zapier – Gmail, Google Calendar, Slack, Google Sheets 등과 연동
• Make (Integromat) – 더 복잡한 자동화 플로우 구성 가능
• Notion 공식 API – 개발자가 아닌 사용자도 간단한 연결은 가능

🙌 마무리하며

업무 자동화는 더 적게 일하고, 더 많은 결과를 만들어내는 방법입니다. Notion은 그 첫걸음을 가장 쉽게 도와주는 도구이자, 효율적인 일의 구조를 만드는 데 강력한 지원군입니다.

지금부터라도 Notion을 단순 메모장이 아닌 생산성 시스템으로 활용해 보세요. 처음엔 어렵게 느껴질 수 있지만, 한 번 구조를 잡아두면 이후의 업무는 훨씬 가볍고 체계적으로 흘러갑니다.

다음 편에서는 Notion + Zapier를 활용한 실전 자동화 시나리오를 소개할 예정입니다. 기대해주세요!